Zazwyczaj każde przedsiębiorstwo powinno kierować się zasadą przechowywania dokumentacji firmowej, ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy pojawi się kontrola. Jak dobrze wiemy, takie instytucje jak Urząd Skarbowy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych mają prawo sprawdzenia czy aby na pewno całe archiwum związane z prowadzeniem działalności gospodarczej jest na swoim miejscu. Powstaje więc pytanie gdzie i jak długo trzymać firmową dokumentację?
Odpowiadając na wyżej wymienione pytanie należy zastanowić się dodatkowo czy mowa jest tu o aktach osobowych pracownika czy o dokumentacji podatkowej? Jeżeli chodzi o dokumentację podatkową czyli dowody księgowe, sprawozdania finansowe, księgi podatkowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy ewidencje to okres przechowywania tych dokumentów wynosi 5 lat. Najdłużej, bo aż 50 lat archiwizuje się dokumentację związaną z kadrami czyli karty wynagrodzeń czy listy płac. Te dokumenty są bardzo istotne, ponieważ dzięki nim wylicza się pracownikowi podstawę emerytury lub też renty.
Przechowując tak ważną dokumentację danego przedsiębiorstwa należy wziąć pod uwagę przede wszystkim kwestię bezpieczeństwa. Chodzi o to, że żadna niepowołana osoba nie może mieć do nich dostępu. Tym samym uniknie się ryzyka, że firmowa dokumentacja zostanie zniszczona lub skradziona. Z tego też powodu coraz częściej spotyka się z praktyką różnych firm polegającą na umieszczaniu dokumentów w magazynach self storage.
Wynajem magazynu self storage jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które cenią sobie bezpieczeństwo i odpowiednią ilość miejsca. Niezależnie od tego jak dużo firmowej dokumentacji chcemy przechować, skrytki magazynowePoznańnam to ułatwią. Jeżeli chodzi o kwestie bezpieczeństwa to również możemy mieć pewność, że tego rodzaju obiekty są stale monitorowane i nadzorowane przez ochronę. Dana firma płaci tylko za wynajem komórki magazynowej. Dla chętnych istnieje opcja wykupienia dodatkowego ubezpieczenia od zdarzeń losowych. Jest to wielki plus. Warto wziąć pod uwagę kolejne udogodnienie jakim jest nieograniczony dostęp do skrytek magazynowych przez 7 dni w tygodniu. Ja nie widzę tu żadnych wad, a Wy?