Nadmiar dokumentów w firmie – co z nim zrobić?

2024-04-09

Każda szanująca się firma musi ściśle przestrzegać zasad archiwizacji dokumentów firmowych. Im przedsiębiorstwo jest większe, zatrudnia więcej pracowników lub im dłużej działa na rynku, tym więcej „papierów” zbiera w ramach swojej działalności. A co robić, jeśli zaczyna brakować miejsca w naszym lokalnym archiwum?

Nadmiar dokumentów w pracy

W siedzibie każdej firmy powinno znaleźć się miejsce na najważniejsze rzeczy – dogodną przestrzeń pracowniczą, obszar na przerwę od pracy i wypicie kawy, a także pomieszczenie lub szafka na wszystkie firmowe dokumenty. Trzeba gdzieś składować wszystkie dokumenty księgowe, takie jak faktury, w przypadku sklepów będą to również raporty dobowe z rozliczenia kas fiskalnych, ale także dokumenty kadrowe, których przez lata działania firmy na rynku może zebrać się całkiem sporo. Akta powinny być chronologicznie posortowane, w razie gdyby była potrzeba szybkiego wydobycia konkretnego dokumentu z archiwum. Przechowywanie tego wszystkiego może więc przysporzyć pewne kłopoty, zwłaszcza jeśli siedziba naszej firmy nie jest zbyt duża. Nadmiar dokumentów w firmie może zaburzyć wygodę korzystania z jej przestrzeni.

Nadmiar dokumentów kadrowych

Niektóre dokumenty możemy archiwizować w formie elektronicznej, jednak i tak nie jest to jeszcze zbyt często używana i zalecana metoda, z uwagi na wrażliwość danych i możliwość ich wycieku oraz narażenia firmy na kłopoty. Są natomiast też dokumenty, które wręcz muszą być archiwizowane w formie papierowej i są to np. dokumenty kadrowe, na których w większości wymagany jest odręczny podpis pracodawcy i pracownika. Każda firma musi posiadać dokumenty kadrowe z ostatnich 10 lat działalności poprzednio było to aż 50 lat). Przez tyle lat uzbiera się całkiem sporo akt. Często nie sposób jest posiadać to wszystko pod ręką, niektóre działające firmy przecież nawet nie posiadają własnej siedziby, więc przedsiębiorcy coraz częściej szukają przestrzeni do wynajęcia, w których mogą pozostawić nadmiar dokumentów firmowych.

Gdzie przechowywać nadmiar dokumentów firmowych?

Z pomocą przychodzą nam magazyny na wynajem i boxy self storage, w których można składować nadmiar dokumentów i nie martwić się o to, że dostęp do nich dostanie się w niepowołane ręce. Takie przestrzenie udostępniane są na wyłączność wynajmującego, który dostaje własną kartę dostępu i nieograniczony dostęp. Dodatkowo przestrzenie te są pod stałym nadzorem kamer i ochrony. Jest to rozwiązanie cieszące się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców, właśnie ze względu na wysokie bezpieczeństwo. Z tej opcji można skorzystać już w większości dużych miast w Polsce. Firma LockBox oferuje taką przestrzeń magazynową pod Poznaniem, w Dąbrowieco stanowi idealne rozwiązanie dla tutejszych przedsiębiorstw, którym zależy na stworzeniu dogodnego miejsca pracy, bez wszechobecnych firmowych teczek i dokumentów.

Ważne informacje:
a) przed przywiezieniem rzeczy, zapoznaj się z regulaminem lub spytaj obsługę, o możliwość przechowania danego przedmiotu;
b) warto pamiętać o ubezpieczeniu wynajmowanego magazynu – jest to również obowiązkowe dla magazynów typu Self Storage 😊

Lockbox © 2024 Polityka prywatności